lunes, 24 de octubre de 2011

3 sencillos pasos para gestionar peticiones de viajes con Google Apps

Aunque no es objetivo de este blog resolver las dudas que se plantan sobre Google Apps, que para eso hay foros adecuados y centros de ayuda,  voy a  contestar a la pregunta de una amable lectora:
"Trabajo en una PYME y hemos instalado Google Apps for Business recientemente. Soy la encargada de organizar los viajes de mis compañeros. Recibo correos electrónicos donde me dicen dónde quieren viajar y cuantos días y yo les busco el vuelo, tren, hotel etc. Quisiera saber si puedo mejorar  esto con Google Apps ya que muchas veces tengo que estar llamando para cambiar o adaptar los vuelos y pierdo mucho tiempo"





La respuesta es sí, puedes mejorar y añadiría, que no hace falta que sea en GApps, con un simple formulario de Excel enviado por email también sirve. Lo que añade el  formulario de Google Docs quizás, es simplificación  y una  explotación eficaz de datos. Como indicaba en un anterior post, los formularios son una utilidad que me ayudan especialmente.

1. Construimos un flujo de trabajo
Antes de empezar, créate un pequeño flujo de trabajo (workflow) que muestre el resultado previsto, por ejemplo algo como en la figura de abajo:
work flow travel request

Lo que queremos conseguir es:
  • Tener todas las peticiones almacenadas en un repositorio de datos (hoja de cálculo) para después explotar los datos. Te imaginas que tu Jefe te pregunta ¿Cuántas moches estuvo María fuera en el último trimestre? Y  tu contestas trece! en menos de diez segundos....
  • Crear un procedimiento para asegurar que piden lo que puedo gestionar. Eso ahorrará peticiones nuevas y aumentará el control sobre la tarea.

2. Creamos el formulario con Google Docs

Vamos a documentos/crear/formulario. Añadimos título y descripción y añadimos tantos campos como información requiramos. Por ejemplo:
  • Solicitante?
  • Ida o vuelta?
  • Fecha salida /Fecha vuelta
  • Origen/destino
  • Necesitas Hotel?
  • Noches de Hotel
Puedes añadir más campos: hora aproximada de salida/llegada, a qué proyecto o centro de coste está asignado el viaje....
Puedes optar, también, entre campos lógicos o de texto como ves en la imagen, lo que te permitirá acotar la información que realmente necesitas para llevar a cabo la tarea. 


3. Añadimos un pequeño script para el envío de emails


El solicitante recibe un email de confirmación de envío pero hay que añadir  un  pequeño script para indicarle al formulario que quieres enviar la petición  a zz@ejemplo.com o yy@ejemplo.com.


Para ello debes abrir la hoja de cálculo que contiene el formulario, ir a Herramientas /Administrador de secuencias de comandos/ Nuevo y creas el script  [method sendEmail(recipients, subject, body, optAdvancedArgs)] aquí tienes el ejemplo,  no es muy complicado.

Si te están temblando las canillas porque acabas de ver que hay que meter código y no tienes ningún informático a tu lado, tranquila, hay una alternativa que aunque no es la mejor evitará meter código: 
Si eres la propietaria del documento puedes disponer que el formulario te mande un email cada vez que se modifique, de esa manera te llegarán todas las peticiones. 


4. La explotación de datos 


Ahora podemos explotar todos los datos como nos plazca para sacar estadísticas, gráficos, tablas dinámicas, filtros, etc.


Si quieres descargarte el formulario pincha aquí