Desde Google Docs podemos montar un reporte financiero mostrando la cuenta de pérdidas y ganancias (P+L) y el balance de situación (BS) de una manera muy sencilla con la opción de tablas dinámicas de Google docs
Aquí os cuento unos sencillos pasos para construir el reporte.
1. Obtén un balance de sumas y saldos
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| Balance sumas y saldos-trial balance |
De tu programa contable obtén un balance de sumas y saldos, en el formato que desees (csv, txt, excel...) y súbelo a GDocs, hoja de cálculo, como aparece en la captura de pantalla de arriba. Procura que las subcuentas tengan el mismo número de dígitos, eso evitará problemas posteriores.
2. Agrega columnas para consolidar
Una vez subidos los datos, vamos a copiar en otra hoja del mismo archivo el balance, con la opción hoja/duplicar. Ahora, y desde esta segunda hoja, que podemos renombrar como "bce preparado", vamos a agregar columnas para el reporte. Añadimos a la izquierda del balance tantas columnas como datos agregados necesitemos para construir un P&L. En nuestro ejemplo añadimos tres columnas denominadas "codigo1", "codigo2", "codigo3" como muestro en la figura siguiente:
Estas columnas auxiliares nos permiten agrupar por cuentas agregadas. En el ejemplo hemos optado por columnas para un reporte imaginario pero podemos incluir cuentas de cualquier plan general contable, por supuesto.
Ahora, debemos añadir una columna más, insertándola delante de la columna "cuenta" y la nombraremos como "tipo". Esta columna permite usar el filtro de la tabla dinámica, a las cuentas de balance identifícalas como BS y a las cuentas del P_L como PL
Una forma de simplificar este proceso es parametrizar las columnas en tu software de contabilidad.
3. Crea la tabla dinámica.
Ve a Datos/tablas dinámicas del menú. Nos solicita el rango de la tabla y lo definimos con
todas las celdas que conforman el balance preparado. Desde editor de tablas dinámicas, situado a la derecha, añade:
todas las celdas que conforman el balance preparado. Desde editor de tablas dinámicas, situado a la derecha, añade:
- en filas, los "códigos 1, 2 y 3".
- en valores las columnas "saldo periodo" y "saldo acumulado" y
- en filtro el campo "tipo", elige PL o BS según lo que quieras ver.
Y voila, debería aparecerte algo parecido a la imagen siguiente:
4. Modifica el formato
Solo queda modificar el formato al gusto (fondos, color de etiquetas, bordes....). De momento, en la tabla dinámica de google docs, solo es posible ordenar los campos de forma ascendente o descendente (en excel si es posible mover las celdas de un lugar a otro con el ratón). Así que si necesitas alterar el orden de los campos, un sencillo truco es usar números delante del texto del campo: si quiero que el código 1 "Income" aparezca el primero solo tengo que poner un 1 delante y el sistema lo colocará arriba en la tabla..
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