sábado, 9 de julio de 2011

10 cosas que aprendí al instalar google apps en la empresa


Después de instalar GApps en dos empresas del grupo donde trabajo en dos países diferentes creo puedo compartir  algo de mi experiencia.




1. GApps es divertido.
Me recuerda a mis primeras visitas al IKEA: el cliente como actor principal de la compra. Con GApps el protagonista es el usuario no el departamento de IT.
Delega en el usuario parte de los procesos como cuando cargas con el  paquete en el  almacén del IKEA y te llevas una sonrisa a casa.

2. ¿Y qué pasa con los IT?
La gente de  IT suele mirar a GApps con recelo. Es lógico,  supone perder parte del control. Antes de su implantación tenles a tu lado y hazles co-líderes del proyecto desde el principio. Si tienes que invertir tiempo convenciendo de que es bueno que el administrador del Exchange pase  a programar en javascript, hazlo, es una inversión con retorno.


3. Y la  Dirección General.....?
Para vender el proyecto usa “Reducimos  costes”. Te lo comprarán

4. Simplifícatelo
GApps te ayuda a simplificar: reduces procesos, procedimientos, tareas.... Nos hemos quitado todo lo que no servía: vaya, un  “purgante digital”.
Hemos podido recuperar un viejo lema que teníamos en la empresa y que me gusta:
“Lo simple es controlable”,

5. Puedes cambiar el método, realmente...
Hemos cambiado de “trabajar por departamentos” a “grupos de trabajo”. Por supuesto los departamentos siguen existiendo  pero los empleados pueden crear equipos para desarrollar sus propias ideas.
Dedica recursos a preparar un plan de comunicación interna contando el proyecto y hazlo bien, te ayudará considerablemente con la gestión del cambio.

6. Implantación Rápida
GApps se implanta rápido: hemos creado todo el  entorno en sólo dos meses a excepción de la integración con el CRM: Migración de outlook a gmail, Migración de documentos MS office  a GDocs (compartidos) , Intranet con minisites para cada empleado (incluida la administración de personal)  Portal de worklflows+procedimentos de calidad, Site de formación interna, Grupos de trabajo, Site de compras internas, liquidación de gastos......y mucho más.
Te sorprenderá lo que algunos empleados saben del entorno Google; esto acelera la implantación de manera exponencial.

7. No soluciona el trabajo colaborativo
Pero ayuda mucho a los que quieren colaborar: “colaborar” es una actitud y Gapps te permite apalancarla.

8. Es imperfecto

GApps no es perfecto, de hecho, le queda mucho que mejorar pero se puede moldear casi todo lo que no funciona. En el  marketplace de GApps tienen una solución alternativa variada,  por ejemplo: El  buscador de Gmail no es lo mejor: ¿curioso no? Una de las primeras cosas que nos sorprendió es que los resultados de búsqueda  en Gmail no eran eficaces. Nos planteamos la instalación de Google Search Appliance pero encontramos una alternativa gratuita fantástica: cloudmagic

9. Reduces costes
La ratio coste/beneficio es considerable.  A la reducción de licencias (MS Office, Exchange, CRM ....) y sus respectivos administradores, hay que añadir una serie de intangibles. El que más me ha gustado a mí: los usuarios no dependen de otros para hacer su trabajo. Juan Palomo es el rey, yo me lo guiso  yo me  lo como.

10 Apilca Paretto
Aplica la  Ley de Paretto   para saber cuántos empleados usan más de un 10% del potencial real de MSOffice (en nuestro caso menos de un 90%)
A esos, que sí usan documentos complejos (macros, tablas dinámicas, combinación de correspondencia...),  déjales MS Office y aprovecha para actualizar a la versión 2010.

11 Explota los formularios.
Lo mejor de Gapps son los formularios: Esto es algo que sorprendentemente no se publicita convenientemente en google. El uso de formularios ha cambiado la forma de trabajar de muchos de nosotros pero este punto se merece otro futuro post .

12. Seguridad
Antes de su implantación lancé  la siguiente pregunta a la gente de IT: ”En caso de un ataque de hackers, ¿Qué plataforma es más segura, la nuestra o la de Google?”
Nos preocupaba y nos preocupa la seguridad en el entorno de Google. Mi consejo es que añadas toda la seguridad que puedas: encripta  documentos clave, codifica la comunicación, realiza backups físicos de datos, política interna de contraseñas.....



Y un punto más de regalo


Limitaciones
- Si tu empresa es grande tengo mis dudas sobre la eficacia de GApps, mi experiencia ha sido desarrollada en filiales de una multinancional que son PYMES en realidad. Un ejemplo: no puedes enviar más de 500 emails a la vez, esto limita  de manera importante al departamento de marketing.



- El servicio de atención al cliente de Google: vaya por delante que no lo hemos necesitado practicamente nada pero cuando lo hemos hecho el tiempo de respuesta no ha dido  el óptimo.

- En el marketplace hay de todo, como en botica, pero uno echa de menos referencias profesionales sobre las soluciones aportadas.



- Consultores externos: antes de llamar a nadie cúrratelo, exprime al máximo GApps (sale mucho zumo) y solo cuando llegues a un callejón sin salida pide ayuda. . En todo caso, hay gente muy buena en el mercado.

Conclusión

Merece la pena